Jak wynająć mieszkanie – kompleksowy poradnik dla wynajmującego i najemcy

Wynajem mieszkań to w dobie niskich stóp procentowych i rosnącej inflacji dobry sposób na inwestycję. Zapotrzebowanie na mieszkania do wynajęcia nie słabnie, a zarówno właściciele mieszkań, jak i ich przyszli najemcy mają wiele pytań. Przygotowaliśmy kompleksowy poradnik jak wynająć mieszkanie, który porusza wszystkie tematy związane z wynajmem mieszkań.

Komu i jak wynająć mieszkanie?

Pierwsze pytanie, jakie zwykle zadają sobie właściciele mieszkania na wynajem, dotyczy tego, komu wynająć mieszkanie. Czy lepiej zdecydować się na wynajem dla studentów, rodzinie z dziećmi, a może obcokrajowcom? A może zamiast wynajmować całe mieszkanie wybrać wynajem na pokoje? Każda z tych opcji ma swoje plusy i minusy, więc przyjrzymy się każdej z nich z osobna.

Wynajem całego mieszkania, a wynajem na pokoje

Właściciele kawalerek czy mieszkań dwupokojowych mają sytuację jasną – takie mieszkania najczęściej wynajmuje się w całości. Nieco inaczej sytuacja wygląda przy wynajmie mieszkań 3-4 pokojowych, a nawet jeszcze większych. W ich przypadku warto poznać wady i zalety wynajmowania mieszkania w całości i na pokoje, by na tej podstawie można było świadomie podjąć decyzję. Wynajem na pokoje to dobra opcja, jeśli mieszkanie znajduje się w mieście uniwersyteckim i chcemy je wynajmować studentom. Dzięki temu może być łatwiej znaleźć najemców przynajmniej na niektóre pokoje w mieszkaniu, co ograniczy czas pustostanu. Należy się jednak liczyć z możliwością częstej rotacji najemców. Jej powodem może być różnica w sposobie spędzania czasu czy inne drobne nieporozumienia, które powodują, że jeden z najemców nie dochodzi do porozumienia dobrze z pozostałymi współlokatorami i z tego powodu zechce zmienić lokum. Przy wynajmie mieszkania w całości takie ryzyko odpada, gdyż większość najemców będzie mieszkać do końca trwania umowy najmu. Ten kij ma jednak dwa końce, bo przy wynajmie mieszkania w całości, po zakończeniu najmu właściciel zostaje z pustostanem. Oznacza to, że do momentu znalezienia kolejnego najemcy nie tylko traci przychody pochodzące z czynszu. Musi też ponosić koszty związane z utrzymaniem mieszkania. Przy mieszkaniu kupionym na kredyt może to być sporym obciążeniem dla budżetu. W przypadku wynajmu mieszkania na pokoje, nawet jeśli będzie rotacja najemców, to przynajmniej część mieszkania będzie wynajęta, a zatem koszty pustostanu będą dużo mniejsze. Należy jednak pamiętać, że w mieszkaniach wynajmowanych na pokoje studentom może dochodzić do większej ilości zniszczeń niż wtedy, gdy takie mieszkanie wynajmuje rodzina lub osoby pracujące. Oczywiście od tej zasady z pewnością znajdą się pozytywne wyjątki, ale generalnie należy liczyć się z tym, że wynajem mieszkań na pokoje może się wiązać z częstszymi naprawami czy odświeżaniem wnętrz niż w przypadku wynajmu mieszkania w całości. Wynajem mieszkania na pokoje może się nie sprawdzić, jeśli mieszkanie znajduje się daleko od uczelni lub w miejscowości, w której nie ma uczelni wyższych. W takich miejscach może być trudno znaleźć najemców szukających samodzielnego pokoju do wynajęcia. Mogą się zdarzyć wyjątki, gdy mieszkanie takie będą chciały wynajmować osoby pracujące. Biorąc to pod uwagę zawsze przed podjęciem ostatecznej decyzji warto dowiedzieć się, jak wygląda rynek najmu w danej lokalizacji. Kto decyduje się na wynajem mieszkań, żeby dopasować swoją ofertę do rynku. Warto również porównać formalności związane z wynajmem na pokoje vs wynajmem mieszkania w całości. Przy wynajmie na pokoje należy podpisywać z każdym najemcą oddzielną umowę, co oznacza, że tych umów może być 3-4, a nawet więcej. Jeśli ma to być umowa najmu okazjonalnego której zalety opiszemy poniżej, to będzie się to wiązało z dodatkowymi kosztami notarialnego potwierdzenia oświadczenia o poddaniu się egzekucji. W przypadku wynajmu mieszkania w całości mamy jedną umowę, której podpisanie wymaga mniej czasu i wiąże się z niższymi kosztami. Większe koszty przy wynajmie można sobie jednak zrekompensować wyższym czynszem za pokój w mieszkaniu wynajmowanym na pokoje. Zwykle bowiem właściciel wynajmujący mieszkanie na pokoje zarabia na wynajmie więcej niż właściciel mieszkania wynajmowanego w całości.

Jak wynająć mieszkanie obcokrajowcowi?

Rozwijająca się polska gospodarka i rosnący rynek pracy przyciągają do naszego kraju wielu obcokrajowców. Zgodnie z danymi z GUS ponad połowę z 2 mln obcokrajowców mieszkających w Polsce stanowią Ukraińcy, ale wśród licznych grup obcokrajowców w Polsce są również Białorusini, Niemcy czy przybysze z Mołdawii. Wielu z nich swój pobyt zaczyna od wynajęcia mieszkania. Nie powinno dziwić, że wynajem mieszkania Ukraińcom, Białorusinom czy Niemcom rodzi wiele pytań. Co do zasady nie ma różnicy, czy mieszkanie jest wynajmowane obcokrajowcowi czy obywatelowi Polski. W obu przypadkach podstawą jest umowa najmu, której treść musi być zrozumiała dla obu stron. Oznacza to, że może być konieczne stworzenie angielskiej wersji umowy lub zawarcie w umowie klauzuli, że najemca zna i rozumie treść zawieranej umowy. Nieco trudniejsze może być zawarcie umowy najmu okazjonalnego, gdyż obcokrajowcowi może być trudno dostarczyć dokument o możliwości zamieszkania w innym lokalu w sytuacji, gdyby doszło do eksmisji. Dlatego przy wynajmie mieszkań cudzoziemcom zwykle stosuje się zwyczajne umowy najmu. Zanim jednak umowa najmu zostanie podpisana, to warto zweryfikować tożsamość przyszłego najemcy, np. poprzez sprawdzenie paszportu. Można również poprosić o przedstawienie karty pobytu oraz zapytać o cel i czas pobytu w Polsce. Istotne może się okazać również zweryfikowanie kto będzie mieszkał wraz z najemcą – czy będzie to jego rodzina, czy może współlokatorzy. W obu przypadkach warto określić liczbę przyszłych mieszkańców, bo niektórzy najemcy chcą do maksimum ograniczyć koszty najmu. To zabezpieczenie dla wynajmującego, bo przeludnienie w wynajmowanym mieszkaniu to często większe zużycie i zniszczenia oraz sytuacja, która może spowodować skargi ze strony sąsiadów.

Inni najemcy problematyczni

Pośrednicy zajmujący się wynajmem mieszkań mówiąc o najemcach, którzy mogą budzić pewne obiekcje u właściciela nieruchomości, często wspominają studentów, rodziny z dziećmi, najemców palących czy ze zwierzakiem. Każda z tych grup może rodzić pewne problemy, przy czym warto je przewidzieć i w związku z tym zastosować odpowiednie zapisy umowy. Rodziny z dziećmi bywają postrzegane jako najemcy płacący regularnie, choć istnieje ryzyko, że dzieci mogą być przyczyną większych zniszczeń. W takich sytuacjach można przewidzieć wyższą kaucję oraz zawrzeć umowę najmu okazjonalnego, która w razie zaległości czynszowych pozwoli przeprowadzić eksmisję z pominięciem ustawy o ochronie praw lokatorów. Wynajem mieszkania studentom może wiązać się z częstszymi niż w przypadku innych najemców naprawami i większą rotacją mieszkańców. O plusach i minusach tego rozwiązania napisaliśmy już wyżej, a teraz tylko dodamy, że wynajem studentom może być dobrym rozwiązaniem, gdy mieszkanie odbiega standardem od innych mieszkań na wynajem, ale za to położone jest w okolicy kampusu. Problemy związane z większymi zniszczeniami mogą również dotyczyć wynajmu mieszkania osobom posiadającym zwierzę. W takiej sytuacji warto to ryzyko zrównoważyć większą kaucją, a dodatkowo zobowiązać najemcę do wykupienia ubezpieczenia OC. Dzięki temu, nawet jeśli dojdzie do zniszczeń większych przewyższających normalne zużycie, to będzie można je pokryć z ubezpieczenia. Ostatnią problematyczną grupą najemców mogą być najemcy palący. W takich sytuacjach możemy w umowie najmu zawrzeć zapis o zakazie palenia wewnątrz mieszkania oraz wskazać skutki jego nieprzestrzegania. Mogą wśród nich być potrącenia z kaucji na poczet kosztów malowania i odświeżenia mieszkania po wynajmie osobie palącej.

Wynajmujący a najemca – kto jest kim?

Pytanie o to, która ze stron umowy najmu to najemca, a która to wynajmujący, pojawia się bardzo często. Wyjaśnijmy zatem, że wynajmujący to właściciel mieszkania, który decyduje się wynająć swoje mieszkanie komuś innemu. Najemcą natomiast jest osoba, która szuka dla siebie lokum do zamieszkania i decyduje się wynająć dla siebie mieszkanie, płacąc wynajmującemu odpowiedni czynsz najmu. Można zatem powiedzieć, że najemca jest lokatorem mieszkania, który płaci wynajmującemu za możliwość mieszkania. Każda ze stron ma określone prawa i obowiązki, a ich nieznajomość może mieć przykre skutki.

Prawa wynajmującego mieszkania

Właściciel, czyli wynajmujący mieszkanie ma określone prawa. Są to:
·   prawo do pobrania kaucji – która jest zabezpieczeniem pokrycia należności za najem mieszkania,
·   prawo do zastawu na ruchomościach wniesionych do lokalu – właściciel może zająć ruchomości wniesione do lokalu przez najemcę oraz przez członków jego rodziny mieszkających razem, jako zabezpieczenie pokrycia czynszu i opłat za lokal,
·   przywrócenie zmian – jeśli najemca wprowadził w lokalu pewne zmiany, to wynajmujący może żądać przywrócenia stanu poprzedniego albo zatrzymać ulepszenia w zamian za zapłatę kwoty odpowiadającej ich wartości w chwili zwrotu,
·   prawo do wydania zgody na podnajem i użyczenie nieruchomości – wynajmujący może, ale nie musi wyrazić zgodę na podnajem całości lub części mieszkania przez najemcę.

Obowiązki wynajmującego

Z umowy najmu mieszkania dla wynajmującego wynikają nie tylko prawa, ale również obowiązki. Najważniejszymi są:
·   wydanie lokalu w stanie adekwatnym do umówionego użytkowania;
·   utrzymywanie lokalu w takim stanie przez cały czas trwania umowy;
·   zapewnienie sprawnego działania istniejących instalacji i urządzeń związanych z budynkiem (umożliwiających najemcy korzystanie z wody, paliw gazowych i ciekłych, ciepła, energii elektrycznej), dźwigów osobowych oraz innych instalacji i urządzeń, stanowiących wyposażenie lokalu i budynku określone odrębnymi przepisami.

Obowiązki najemcy mieszkania

Do głównych obowiązków najemcy należy:
·   płacenie czynszu w terminie i w kwocie ustalonej z wynajmującym,
·   używanie lokalu w sposób ustalony w umowie, a jeśli takie ustalenia nie zostały poczynione, to zgodnie z jego przeznaczeniem,
·   utrzymywanie lokalu w dobrym stanie technicznym i techniczno-sanitarnym oraz przestrzegać zasad porządku domowego.

Prawa najemcy mieszkania

Przepisy dotyczące najmu regulują również prawa najemcy mieszkania. Do jego głównych praw należą:
· prawo do obniżenia czynszu lub wypowiedzenia umowy bez okresu wypowiedzenia – jeżeli wynajmowany lokal ma wady, które uniemożliwiają korzystanie z niego,
· prawo do żądania napraw w określonym terminie – jeśli lokal wymaga naprawy, a koszty tych napraw obciążają wynajmującego, to najemca ma prawo żądać ich usunięcia w określonym terminie, a jeśli termin ten nie zostanie dotrzymany, to może wykonać naprawę na koszt wynajmującego.

Jak wynająć mieszkanie legalnie? Umowa najmu mieszkania

Podstawowym dokumentem regulującym dokładnie prawa i obowiązki każdej ze stron najmu jest umowa. Kodeks cywilny wskazuje również, że umowa najmu powinna być zawarta na piśmie w sytuacji, gdy jest zawierana na okres ponad jednego roku. Przy okresach krótszych forma pisemna nie jest wymagana, ale doświadczenie pokazuje, że dla pewności i jasności obustronnych zobowiązań lepiej jest zawrzeć umowę najmu w formie pisemnej

Umowa najmu mieszkania – podstawowe elementy

Przepisy regulujące prawo najmu wskazują 3 elementy konieczne, czyli tzw. essentialia negotii umowy najmu. Są nimi strony umowy, przedmiot umowy i czynsz najmu. Jeśli elementy te nie zostaną umieszczone w umowie, to nie może ona zostać tak nazwana. Nie oznacza to jednak, że są to jedyne elementy umowy najmu, które powinny się w niej znaleźć. Jest bowiem szereg innych elementów, które mają wpływ na klarowność wzajemnych zobowiązań. Należą do nich przede wszystkim okres najmu, terminy wypowiedzenia i kaucja pobierana przez wynajmującego.W kodeksie cywilnym są wyszczególnione ogólne warunki np. wypowiedzenia, które mają zastosowanie w sytuacjach, gdy nie zostały one uwzględnione w umowie. Przepisy umożliwiają jednak ustalenie tych warunków pomiędzy stronami, ale wówczas muszą one zostać jasno określone w treści umowy. Jeśli ich zabraknie, to wówczas obowiązują przepisy wskazane w przepisach kodeksu cywilnego. Można również skorzystać z formy szczególnej, jaką jest najem okazjonalny, który został wprowadzony w 2009 roku, by skuteczniej chronić prawa właścicieli nieruchomości.

Najem okazjonalny – co to jest?

Najem okazjonalny to sposób zawierania umowy najmu, który przysługuje wyłącznie właścicielom nieruchomości, którzy nie prowadzą działalności gospodarczej i oferują najem lokali mieszkalnych. Jej spisanie jest możliwe tylko w sytuacji, gdy wynajmujący ma prawo własności lokalu, czyli posiada pełną własność lub własnościowe spółdzielcze prawo do lokalu. Z tej formy nie mogą zatem skorzystać najemcy, którzy chcą podnająć mieszkanie zarówno w całości, jak i w części. Umowa najmu okazjonalnego musi zawierać trzy istotne elementy:

najemca musi złożyć oświadczenie o dobrowolnemu poddaniu się egzekucji zobowiązać się do opróżnienia i wydania lokalu użytkowego na podstawie umowy najmu w terminie wskazanym w żądaniu opuszczenia lokalu. Oświadczenie to musi zostać złożone w formie aktu notarialnego
najemca musi wskazać inny lokal, w którym będzie mógł zamieszkać w sytuacji, gdyby doszło do egzekucji.
najemca musi dołączyć oświadczenie właściciela innego lokalu, w którym wyraża on zgodę na zamieszkanie w sytuacji, gdyby doszło do eksmisji.

Warunkiem gwarantującym skuteczne zawarcie umowy o najem okazjonalny jest zgłoszenie jej przez właściciela do urzędu skarbowego w ciągu 14 dni od rozpoczęcia najmu. Jeśli właściciel tego nie zrobi, to umowa najmu pozostaje zwyczajną umową najmu i nie ma możliwości skorzystać z praw umożliwiających eksmisję. Umowę najmu okazjonalnego można zawrzeć na maksymalnie 10 lat, a po tym czasie okres najmu może zostać przedłużony. Nie może to być jednak umowa zawarta na czas nieokreślony, co jest możliwe przy zwykłej umowie najmu.

Po co mi najem okazjonalny?

Wielu właścicieli zastanawia się czy do najmu okazjonalnego niezbędny jest notariusz i czy warto decydować się na najem okazjonalny. Patrząc z punktu widzenia właściciela umowa najmu okazjonalnego jest dla niego korzystniejsza, gdyż dzięki zapisom tej umowy można łatwiej usunąć najemcę, który zwleka z płaceniem czynszu. Przepisy ustawy o najmie okazjonalnym wyłączają bowiem przepisy związane z eksmisją lokatora wynikające z przepisów ustawy o ochronie lokatorów oraz znoszą okres ochronny, uniemożliwiający eksmisję lokatora w sezonie zimowym, kobiet w ciąży i małoletnich. Dzięki temu można zmusić lokatora do wyprowadzenia się do wskazanego w umowie lokalu, co znacząco poprawia sytuację właściciela i ułatwia mu dochodzenie swoich praw przy najemcach problematycznych. Umowa najmu okazjonalnego nie wymaga formy aktu notarialnego, gdyż wystarczająca jest forma pisemna. Przy najmie tym jednak konieczna jest wizyta u notariusza, gdyż wymagane oświadczenie o dobrowolnym poddaniu się egzekucji musi mieć formę aktu notarialnego.

Najem instytucjonalny

Opisany wyżej szczegółowo najem okazjonalny jest dostępny jedynie dla osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej w zakresie wynajmu mieszkań. Z myślą o nich zostały wprowadzone przepisy o najmie instytucjonalnym, które dają większą równowagą w prawach i obowiązkach obu stron w porównaniu z umowami najmu opartymi o przepisy kodeksu cywilnego.Z najmu instytucjonalnego mogą skorzystać przedsiębiorcy, którzy wynajmują mieszkania w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, przy czym najem musi dotyczyć lokali mieszkalnych. Przy wynajmie lokali użytkowych nie mogą oni skorzystać z tej formy najmu, lecz nadal obowiązują ich przepisy o najmie wynikające wprost z kodeksu cywilnego. Umowa najmu instytucjonalnego musi być zawarta na czas określony, przy czym nie ma tutaj żadnego ograniczenia co do górnej granicy tego okresu. Dzięki temu można zawrzeć umowę najmu na czas ponad 10 lat i zastosowanie przepisów o najmie instytucjonalnym znosi przepis kodeksu cywilnego, który mówi o przekształceniu wszelkich umów najmu zawartych na ponad 10 lat w umowy na czas nieokreślony. W najmie instytucjonalnym jest mniej warunków, które muszą być spełnione, aby umowa najmu mogła zostać zawarta. Najemca nie musi wskazywać lokalu zastępczego, w którym mógłby zamieszkać w razie eksmisji, a tym samym nie musi dostarczać zgody jego właściciela na zamieszkanie. Nadal jednak musi złożyć oświadczenie w formie aktu notarialnego o poddaniu się egzekucji. W oświadczeniu tym musi pojawić się również informacja, że zobowiązuje się do opuszczenia lokalu we wskazanym przez wynajmującego terminie (nie krótszym niż 14 dni) oraz że w takiej sytuacji nie przysługuje mu prawo do lokalu socjalnego lub zastępczego. Takie zapisy powodują, że w sytuacji, gdy najemca nie chce opuścić lokalu po wygaśnięciu lub rozwiązaniu umowy, to właściciel ma większe możliwości szybszej eksmisji najemcy. W pierwszej kolejności powinien przedstawić mu na piśmie żądanie opuszczenia lokalu, z urzędowo poświadczonym podpisem. Jeśli najemca nie opuści lokalu w wyznaczonym terminie, to właściciel może od razu złożyć wniosek do komornika o wykonanie eksmisji z mieszkania, która może być wykonana z pominięciem długiej procedury eksmisyjnej, z którą mamy do czynienia, gdy najemcę chronią przepisy ustawy o ochronie lokatorów. W przypadku najmu instytucjonalnego takiej ochrony nie ma, więc eksmisja może być wykonana w trybie natychmiastowym, niezależnie od pory roku, nawet do noclegowni. Umowa najmu instytucjonalnego, podobnie jak umowa najmu okazjonalnego, nie wymaga formy aktu notarialnego, gdyż wystarczająca jest forma pisemna. Przy najmie tym jednak konieczna jest wizyta u notariusza, gdyż wymagane oświadczenie o dobrowolnym poddaniu się egzekucji musi mieć formę aktu notarialnego.

Koszt najmu okazjonalnego i instytucjonalnego

Wspomnieliśmy już, że przy umowie najmu okazjonalnego i instytucjonalnego konieczne jest oświadczenie o dobrowolnym poddaniu się egzekucji w formie aktu notarialnego. Sporządzenie takiego aktu wiąże się z kosztami, które zgodnie z przepisami wynoszą nie więcej niż 1/10 minimalnego wynagrodzenia za płacę (wrzesień 2020 – 260zł), powiększone o podatek VAT (23%) + koszt wypisów. Łącznie koszt najmu okazjonalnego nie powinien zatem przekroczyć kwoty ok. 350 zł. Pojawia się jednak pytanie, kto pokrywa koszt notariusza przy umowie najmu okazjonalnego i instytucjonalnego. Przepisy nie regulują tego tematu, a w praktyce wygląda to tak, że koszt ten ponosi wynajmujący, jako że to głównie w jego interesie jest zawarcie umowy najmu w tej formie.

Jak wynająć mieszkanie i jak się zabezpieczyć

Często można spotkać się z obawami, że wynajem mieszkania może wiązać się z pewnymi kłopotami wynikającymi z nieuczciwości najemcy. Wiele osób zastanawia się, co zrobić, gdy najemca nie płaci i jak usunąć nieuczciwego najemcę. O takich sytuacjach należy pomyśleć wcześniej i to właśnie z myślą o zabezpieczeniu praw właścicieli powstały opisane wyżej przepisy dotyczące najmu okazjonalnego i instytucjonalnego. Zawarte w nich oświadczenie o dobrowolnym poddaniu się egzekucji znacznie przyspiesza i ułatwia eksmisję nieuczciwego lokatora.

Jak wszcząć egzekucję na podstawie oświadczenia najemcy

Pierwszym krokiem, który należy podjąć, gdy najemca nie chce dobrowolnie opuścić mieszkania, a umowa najmu została zakończona lub rozwiązana, jest przekazanie mu pisemnego żądania opuszczenia lokalu. Żądanie takie musi być opatrzone urzędowo potwierdzonym podpisem właściciela. W żądaniu tym musi być wskazany termin opuszczenia lokalu, który nie może być dłuższy niż 7 dni od momentu dostarczenia lokatorowi. Jeśli lokator nie opuści lokalu w wyznaczonym terminie, to właściciel składa wniosek do sądu o nadanie klauzuli wykonalności oświadczeniu o dobrowolnemu poddaniu się egzekucji, które złożył najemca przy zawieraniu umowy o najem okazjonalny/instytucjonalny. Do wniosku tego należy dołączyć dokumenty poświadczające prawo własności lokalu, pismo o żądanie opuszczenia lokalu wraz z dokumentem potwierdzającym dostarczenie go najemcy oraz poświadczenie zgłoszenia umowy do urzędu skarbowego. Na podstawie tych dokumentów sąd nadaje oświadczeniu klauzulę wykonalności, co skutkuje podjęciem czynności przez komornika zmierzających do eksmisji lokatora.

Data pewna w umowie najmu

Wbrew pozorom wynajem mieszkania stwarza zagrożenie nie tylko dla właściciela nieruchomości, ale i dla jego najemcy. Ryzyko to wiąże się z sytuacją, w której wynajmowane mieszkanie zmienia właściciela. Zgodnie z przepisami kodeksu cywilnego nowy właściciel przejmuje prawa i obowiązki poprzedniego właściciela, a więc staje się stroną umowy najmu. Ma jednak możliwość wypowiedzenia umowy najmu z miesięcznym okresem wypowiedzenia (jeśli czynsz był płatny miesięcznie). W takich sytuacjach nie ma znaczenia, jaki okres wypowiedzenia został wpisany do umowy najmu oraz okres najmu, na który pierwotna umowa została zawarta. Jak się można domyślić może to rodzić niedogodności dla najemcy, który wynajął mieszkanie np. na 3 czy 5 lat, a tu nagle dostaje wypowiedzenie i ma miesiąc na opuszczenie mieszkania. Ustawodawca przewidział jednak możliwość zabezpieczenia się przed taką sytuacją, a służy do tego tzw. data pewna. Data pewna to forma zabezpieczenia przed antydatowaniem umów. Dzięki niej można mieć pewność, że w danej dacie umowa była zawarta. Potwierdzeniem takiej daty jest jakakolwiek wzmianka o istniejącej umowie w jakimkolwiek dokumencie urzędowym, poświadczenie dokumentu przez organ państwowy, organ jednostki terytorialnej lub notariusza lub też dodanie na dokumencie kwalifikowanego elektronicznego znacznika czasu dokumentu w postaci elektronicznej. Poświadczenie daty pewnej nie musi odbywać się w momencie zawarcia danej umowy, lecz może odbyć się później. Oznacza to, że umowę najmu zawartą 5.01.2019, na której widnieje poświadczenie urzędnika z dnia 9.10.2019 uznaje się za umowę z datą pewną od tej daty. W sytuacji, gdy została zawarta umowa najmu z datą pewną, to zmiana właściciela wynajmowanego mieszkania nie wpływa na czas trwania umowy najmu. Nowy właściciel nie ma bowiem prawa wypowiedzieć najemcy umowy najmu zawartej na czas określony. Jest to zatem zabezpieczenie interesów najemcy, który może mieć pewność, że nie będzie musiał zmieniać lokum w trakcie trwania np. kilkuletniego kontraktu w innym mieście. Data pewna będzie tutaj skuteczna jednak jedynie w sytuacji, w której będzie ona wcześniejsza niż data aktu notarialnego przenoszącego własność. Jeśli będzie ona późniejsza, to nowy właściciel będzie miał prawo wypowiedzieć umowę najmu. Koszt poświadczenia umowy datą pewną jest niewielki, gdyż taksa notarialna wynosi kilka złotych za stronę umowy. Nawet przy dłuższych umowach nie powinien więc przekroczyć 100zł. Należy jednak pamiętać, że poświadczenie umowy datą pewną u notariusza nie oznacza, że umowa najmu została przez niego sprawdzona i że nie ma w niej zapisów, które mogą budzić wątpliwości. W ramach poświadczenia notariusz potwierdza jedynie, że w danym dniu istniała taka umowa najmu.

Umowa najmu na czas określony czy nieokreślony?

Jednym z ważniejszych elementów umowy najmu jest okres najmu. Jak już wyżej zostało wspomniane, niektóre typy umów nakładają pewne ograniczenia na strony umowy. W umowie najmu okazjonalnego czas trwania najmu nie może być dłuższy niż 10 lat, choć po okresie tym może zostać przedłużony. W umowie najmu instytucjonalnego z kolei, umowa może być zawarta na dowolny czas, nawet na bardzo długi czas określony np. 20 czy 30 lat, a forma tej umowy znosi zapisy kodeksu cywilnego, który mówi, że wszystkie umowy najmu zawarte na czas dłuższy niż 10 lat, po okresie tym przekształcają się w umowy na czas nieokreślony. Jednakże obie te umowy są zawarte na czas określony, które co do zasady nie mogą być wypowiedziane przed upływem okresu najmu.

Umowa najmu na czas określony

Umowa najmu na czas określony co do zasady nie może być wypowiedziana przed upływem tego okresu. Prawo przewiduje jednak możliwość wypowiedzenia umowy zawartej na czas określony. Przyczyną takiego wypowiedzenia mogą być wady lokalu wynikające z art. 664 kodeksu cywilnego. Chodzi tu o wady, które uniemożliwiają korzystanie z niego w sposób zgodny z przeznaczeniem, a właściciel mimo zawiadomienia ich nie usunął. W takich sytuacjach najemca może żądać obniżenia czynszu lub wypowiedzieć umowę najmu. Warunkiem skuteczności tego wypowiedzenia jest jednak sytuacja, w której wady powstały w trakcie trwania stosunku najmu, a jeśli istniały wcześniej, to najemca o nich nie wiedział. Możliwość wypowiedzenia umowy najmu ze skutkiem natychmiastowym przewidują również przepisy zawarte w art. 682 K.c., które mówią o wadach lokalu zagrażających życiu i zdrowiu najemcy. Co ważne, w tej sytuacji nie ma znaczenia moment powstania wady oraz fakt czy najemca o tej wadzie wiedział w momencie przejęcia lokalu, czy też nie. Już samo istnienie wady powodującej zagrożenie dla zdrowia i życia najemcy (np. zagrzybienie) jest podstawą do wypowiedzenia umowy najmu, nawet jeśli została ona zawarta na czas określony. Wypowiedzenie umowy najmu na czas określony może nastąpić jeszcze w jednej sytuacji, o której już wcześniej wspomniano, czyli w sytuacji, gdy zmienia się właściciel mieszkania, a umowa nie została zawarta z datą pewną. W takim przypadku nowy właściciel ma prawo do wypowiedzenia umowy najmu z zachowaniem terminu wypowiedzenia, który zależy od tego, z jaką częstotliwością płacony był czynsz najmu. W większości przypadków, gdy czynsz jest płacony miesięcznie, będzie to zatem okres miesięczny.

Umowa najmu na czas nieokreślony – terminy wypowiedzeń

Umowa najmu na czas nieokreślony należy do najczęściej spotykanych rodzajów umów najmu na rynku nieruchomości i jest stosowana w sytuacjach, gdy nie zostały zawarte umowy najmu okazjonalnego czy instytucjonalnego. Korzystając z tej umowy strony podlegają przepisom kodeksu cywilnego oraz ustawie o ochronie praw lokatorów, które dokładnie określają możliwości i terminy wypowiedzenia takiej umowy. Prawo do rozwiązania tej umowy z zachowaniem odpowiednich okresów wypowiedzenia mają zarówno najemca, jak i wynajmujący. Wypowiedzenie umowy powinno być złożone na piśmie, a zawarte w nim powinny być informacje o stronach i przedmiocie umowy, podstawie wypowiedzenia oraz jego terminie. Okres wypowiedzenia zależy od zapisów umowy, a jeśli w umowie takie zapisy zostały pominięte, to obowiązują terminy wyszczególnione w kodeksie cywilnym. W przypadku najmu mieszkań, za które czynsz najmu płacony jest miesięcznie, okres wypowiedzenia wynosi 3 miesiące dla każdej ze stron. Mimo tego, że obie strony umowy mają prawo do jej wypowiedzenia z takim samym terminem, to jednak mamy do czynienia ze sporą nierównowagą w prawach przysługujących najemcy w porównaniu z prawami właściciela. Najemca może bowiem wypowiedzieć umowę bez podawania przyczyny, a właściciel może wypowiedzieć umowę najmu tylko w ściśle określonych przypadkach. Wszystkie zostały wymienione w art. 11 ustawy o ochronie lokatorów, a wśród nich najważniejszymi są:
· używanie lokalu niezgodnie z umową,
· zwłoka z zapłatą czynszu lub opłat eksploatacyjnych za co najmniej 3 pełne okresy płatności i to pomimo pisemnej informacji o zamiarze wypowiedzenia umowy najmu i wyznaczeniu kolejnego miesięcznego terminu uregulowania zaległych płatności,
· wynajęcie, podnajęcie, oddanie w bezpłatne użytkowanie mieszkanie lub jego część bez pisemnej zgody właściciela,
· używanie lokalu, który znajduje się w budynku przeznaczonym do remontu lub rozbiórki (w określonych przypadkach na właścicielu ciąży również obowiązek zapewnienia lokatorowi lokalu zastępczego, ale na czas nie dłuższy niż rok).
Z przytoczonych wyżej przepisów jasno wynika, że właściciel może mieć spory problem z wypowiedzeniem najmu, gdy lokator nie sprawia kłopotów i regularnie płaci za czynsz. Nie ma on prawa wypowiedzieć umowy najmu nawet wtedy, gdy sam chciałby zamieszkać w wynajmowanym mieszkaniu, bo np. zmieniła się jego sytuacja życiowa. Może jednak próbować porozumieć się z najemcą, naświetlić mu swoją sytuację i zaproponować rozwiązanie umowy za porozumieniem stron, ustalając w nim okres wypowiedzenia dający szansę najemcy na znalezienie innego lokum. Jest to najrozsądniejsze wyjście w takiej sytuacji i pozostaje mieć nadzieję, że skoro najemca zachowywał się bez zarzutu i najem przebiegał bezproblemowo, to zgodzi się na rozwiązanie umowy najmu właśnie w taki sposób. Jeśli mimo próby porozumienia nie uda się rozwiązać umowy najmu, to można jeszcze próbować rozwiązać umowę najmu sądownie, powołując się na inne ważne przyczyny, o których mowa w art.11 ustawy o ochronie lokatorów. Jest to jednak czasochłonne i kosztochłonne, a zatem wydaje się, że najrozsądniejszym rozwiązaniem jest unikanie zawierania umów najmu na czas nieokreślony. Rażąca nierównowaga pomiędzy prawami stron umowy najmu dotyczy również wypowiedzenia umowy ze skutkiem natychmiastowym. Prawo do niego ma najemca, natomiast właściciel nie ma takiej możliwości i jest to w pełni zgodne z przepisami. Najemca może to jednak zrobić tylko w określonych przypadkach, czyli gdy wynajmowane mieszkanie ma jakieś wady, o których najemca wcześniej nie wiedział lub zamieszkiwanie w lokalu powoduje zagrożenie dla życia i zdrowia. Także i tutaj mają bowiem zastosowanie przepisy kodeksu cywilnego, a konkretnie art. 664 i 682.

Czynsz najmu

Jak wyżej wspomniano czynsz najmu to jeden z podstawowych elementów umowy najmu. Czynsz najmu to kwota, którą najemca przekazuje wynajmującemu w zamian za możliwość korzystania z mieszkania w określonych w umowie odstępach czasowych. W większości przypadków czynsz najmu mieszkania jest płatny w okresach miesięcznych, choć można ustalić również inną częstotliwość płatności za czynsz. Należy jednak pamiętać, że częstotliwość płatności za czynsz ma wpływ na terminy i okres wypowiedzenia. Jeśli strony w umowie nie ustaliły okresów płatności czynszu, to przyjmuje się, że dla umów najmu zawartych na czas dłuższy niż miesiąc czynsz jest płatny w okresach miesięcznych. Czynsz najmu może być ustalony w pieniądzu lub innych świadczeniach np. w formie usług, rzeczy itp. Może być również określony częściowo w pieniądzu, a częściowo w świadczeniach innego rodzaju. Co do zasady jest on należny od momentu rozpoczęcia najmu, przy czym strony mogą określić termin jego płatności za dany okres w dowolny sposób np. 1 dnia miesiąca lub do 5., 10., czy 15 dnia miesiąca. Strony mogą również ustalić niższy czynsz w niektórych okresach – np. przy wynajmie studentom za okres wakacji albo przesunąć w czasie płatność pierwszego czynszu w zamian za wykonanie określonych prac w wynajmowanym mieszkaniu. Może to być np. wykonanie malowania czy innych prac remontowych w mieszkaniu przez najemcę w zamian za zwolnienie z czynszu za pewien okres. Na rynku nieruchomości można spotkać sytuacje, w których najemca chce, by czynsz najmu był określony w walucie obcej. Jest to dość częsta sytuacja przy wynajmie mieszkań dla obcokrajowców, którzy przyjechali do Polski na kontrakt i mają budżet na wynajem mieszkania określony w euro lub w dolarach. Prawo polskie nakazuje jednak wyrażanie zobowiązań w złotówkach, co oznacza, że nawet jeśli w umowie znajdzie się czynsz w walucie obcej, to i tak musi się znaleźć zapis, że chodzi o równowartość tej kwoty w złotówkach oraz informacja o sposobie jej przeliczenia. Można zatem w umowie najmu zawrzeć zapis: `Czynsz najmu będzie wynosił równowartość 500 EUR w złotówkach, przeliczoną wg kursu NBP z dnia (np. z 1. dnia miesiąca kalendarzowego, za który czynsz jest należny).`

Czynsz najmu a opłaty eksploatacyjne

Oprócz czynszu najmu, który najemca płaci wynajmującemu w zamian za możliwość korzystania z lokalu, musi on również ponosić opłaty eksploatacyjne. Należą do nich koszty za media: prąd, gaz, woda oraz czynsz administracyjny, w którym zawarte są m.in. koszty utrzymania części wspólnych. Najemca ponosi opłaty eksploatacyjne zgodnie z faktycznym zużyciem, czyli wg wskazania liczników lub ryczałtem w określonej w umowie kwocie. Płatność ryczałtem może wydawać się wygodniejsza, przy czym z punktu widzenia ekonomicznego jest to rozwiązanie niekorzystne dla każdej ze stron. Właściciel ryzykuje, że najemca nie będzie zwracał uwagi na zużycie mediów, co będzie skutkować znacznie wyższymi kosztami niż zakładano. Najemca zaś może mieć poczucie, że przepłaca, bo zużycie przez niego mediów jest dużo mniejsze. Nic zatem dziwnego, że w większości umów najmu najemca płaci za media wg zużycia + czynsz administracyjny. Przy takim rozwiązaniu powstaje jednak pytanie, w jaki sposób najemca ma płacić rachunki za media. Rozwiązań jest co najmniej kilka, a sposób uregulowania tej kwestii zależy od tego, jak umówią się strony umowy. Do najprostszych rozwiązań należy sytuacja, w której najemca sam płaci rachunki, które dostaje od dostawców mediów. Przy takim układzie wynajmujący nie ma jednak pełnej kontroli nad terminowością regulowania opłat, co może skutkować przykrymi niespodziankami w formie zatrzymania dostaw gazu czy prądu do lokalu. Aby tego uniknąć właściciel może wziąć na siebie obowiązek opłacania rachunków, za które później otrzymuje zwrot od najemcy. Wiąże się to niestety z koniecznością kredytowania najemcy, gdyż właściciel musi najpierw wyłożyć pieniądze, a dopiero potem domagać się za nie zapłaty. Lepszym rozwiązaniem wydaje się zatem pobieranie przez właściciela zaliczek na poczet opłat za media, a w określonych okresach np. 3 miesięcznych lub półrocznych rozliczanie się z najemcą na podstawie faktycznego zużycia. To rozwiązanie znosi wady, jakie mają dwie pierwsze metody rozliczeń, czyli pozwala mieć pewność, że opłaty za media są uiszczane, a jednocześnie zmniejsza obciążenie związane z kredytowaniem najemcy w zakresie opłat za media.

Przepisywanie umów na media – tak czy nie

W związku z opłatami za media często pojawiają się pytania, czy dobrze jest, gdy umowy na media są przepisane na najemcę lokalu. Przepisywanie umowy wymaga odwiedzenia siedziby każdego dostawcy mediów, co jest zwykle bardzo czasochłonne, a niewielu z nich udostępnia możliwość zawarcia umowy online. W praktyce więc rzadko kiedy najemcy chcą mieć umowy najmu z dostawcami prądu, wody czy gazu na swoje nazwisko i wygodniej im rozliczać zużycie tych mediów za pośrednictwem najemcy. Nieco inaczej sytuacja wygląda w przypadku telewizji kablowej, Internetu czy telefonu stacjonarnego. W wielu mieszkaniach usługi te nie są dostępne od razu, a korzystanie z nich wymaga podpisania odrębnej umowy z dostawcą. Wówczas zwykle umowy takie zawierają najemcy i wszelkie zobowiązania z dostawcami tych mediów rozliczają niezależnie od wynajmującego.

Waloryzacja czynszu najmu

Ważnym elementem dotyczącym czynszu najmu, który ma szczególne znaczenie zwłaszcza przy umowach wieloletnich, jest ustalenie możliwości zmiany wysokości czynszu. Zwykle w umowach dodaje się tzw. klauzulę waloryzacyjną, która jest podstawą do zmiany wysokości czynszu w określonym momencie, nie częściej niż raz na pół roku. Jeśli takiej klauzuli w umowie nie ma, to nie ma możliwości zmiany wysokości czynszu. Do waloryzacji stosuje się np. wskaźnik inflacji, czyli wskaźnik wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych. Dla wynajmującego korzystne jest zastosowanie zapisu o waloryzacji czynszu tylko wtedy, gdy inflacja jest wyższa od zera. Jeśli tego nie zrobi, a w kraju będziemy mieli do czynienia z deflacją, czyli ujemnym wskaźnikiem inflacji, to zgodnie z zapisami umowy będzie on musiał obniżyć czynsz. Warto jednak pamiętać, że inflacja może rosnąć wolniej niż ceny na rynku najmu mieszkań. W związku z tym dla wielu wynajmujących nie jest opłacalne podpisywanie wieloletnich umów najmu z klauzulą waloryzacyjną. Z punktu widzenia ekonomicznego bardziej opłacalne jest podpisywanie umów na rok z możliwością przedłużenia, bo to daje szansę na podniesienie czynszu najmu, gdy rosną ceny najmu nawet wtedy, gdy inflacja jest na dużo niższym poziomie. Rozwiązanie takie ma jednak dwa końce co oznacza, że w sytuacji spadku cen na rynku najmu właściciel może spotkać się z koniecznością obniżenia czynszu najmu na kolejny okres, bo ceny rynkowe są na niższym poziomie niż w momencie zawierania pierwszej umowy najmu.

Kaucja za mieszkanie – jaka wysokość?

Kolejnym elementem, który jest nieodłącznie związany z wynajmem mieszkania, jest kaucja. Kaucja to określona kwota, którą najemca wpłaca wynajmującemu wraz z zawarciem umowy najmu na wypadek zniszczeń w mieszkaniu czy niezapłacenia wszystkich zobowiązań przez najemcę. Często właściciel stosuje kaucję jako warunek konieczny do zawarcia umowy najmu, lecz przepisy mówią, że kaucja może, ale nie musi występować w umowie najmu. W praktyce jednak większość właścicieli stosuje kaucję jako zabezpieczenie swoich interesów. Wysokość kaucji przy umowie najmu zależy od ustaleń pomiędzy stronami, przy czym przepisy jasno określają jej maksymalną wysokość. Przy umowie najmu okazjonalnego i instytucjonalnego wysokość kaucji nie może przekroczyć sześciokrotnej wysokości czynszu miesięcznego, a przy umowie najmu opartej o przepisy ustawy o ochronie lokatorów jest mowa o dwunastokrotności czynszu miesięcznego. W praktyce rzadko kiedy stosuje się maksymalne stawki kaucji, a najczęściej spotyka się kaucję w wysokości 1-3 miesięcznych czynszów. Im większe ryzyko ewentualnych zniszczeń (np. najemca z pupilem), tym zwykle wyższa kaucja. Kaucja jest ustalana na podstawie czynszu obowiązującego w dniu zawarcia umowy, a późniejsze ewentualne waloryzację czynszu nie wpływają na wysokość kaucji. Właściciel nie ma więc prawa żądać dopłaty do kaucji nawet jeśli czynsz najmu wzrośnie.

Zwrot kaucji za mieszkanie

Kaucja pozostaje u wynajmującego do czasu zakończenia stosunku najmu. Nie powinna być uznawana przez najemcę jako płatność za ostatnie okresy najmu, gdyż nie takie jest przeznaczenie. Jeśli najemca uzna, że nie będzie płacił za ostatnie miesiące najmu, bo wcześniej wpłacił kaucję, to właściciel ma pełne prawo do naliczenia odsetek za nieterminowe płatności czynszu, co będzie rodzić dodatkowe zobowiązanie dla najemcy. Zwrot kaucji może nastąpić dopiero po opróżnieniu lokalu. Wówczas właściciel ma 30 dni na zwrot zwaloryzowanej kaucji, z której może potrącić koszty usunięcia powstałych w czasie najmu szkód. Może również wykorzystać ją do uregulowania płatności za media, których nie opłacił najemca. W przypadku najmu okazjonalnego właściciel może potrącić z kaucji również koszty egzekucji, czyli zatrudnienia komornika, który zajmuje się eksmisją lokatora.

Przygotowanie mieszkanie na wynajem

Przygotowując się do wynajęcia mieszkania należy pamiętać nie tylko o kwestiach formalnych związanych z umową najmu, ale również o stanie i wyposażeniu mieszkania. Szczególną uwagę należy przykładać do stanu technicznego instalacji, bo nieszczelność lub inne problemy z nimi związane mogą mieć wpływ na bezpieczeństwo przyszłych najemców. Przed wynajęciem mieszkania należy zatem sprawdzić dokładnie stan instalacji wodnych – kolanek, rur itp., elektrycznych – zwłaszcza gniazdek i włączników oraz gazowych. Dla pewności można przeprowadzić badanie szczelności instalacji gazowej, które będzie potwierdzeniem, że instalacja gazowa w mieszkaniu jest szczelna. Planując wynajęcie mieszkania należy je dobrze wysprzątać oraz naprawić drobne usterki, takie jak odklejone listwy przypodłogowe, odkręcone uchwyty w szafkach kuchennych czy trzymające się na włosku karnisze. Wszystkie te elementy będą miały wpływ na wrażenie, jakie mieszkanie zrobi na przyszłych najemcach. Warto przyjrzeć się również krytycznie ścianom i tapicerce na meblach. Jedne i drugie powinny być czyste i bez plam. Dobrze jest też pomyśleć o odświeżeniu ścian poprzez pomalowanie ich na jasny kolor, np. biały, jasnoszary czy beżowy, które są najbardziej uniwersalne. Optycznie powiększą one przestrzeń i sprawią, że mieszkanie będzie się lepiej prezentować. Można również pomyśleć o zatrudnieniu home stagera i fotografa. Pierwszy odpowiednio przygotuje mieszkanie do wynajmu, stosując swoją wiedzę na temat aranżowania wnętrz, a drugi wykona profesjonalne zdjęcia, które będą ważnym elementem oferty najmu mieszkania umieszczanej w Internecie. Takie usługi wiążą się oczywiście z dodatkowymi kosztami, ale warto zbilansować je z kosztami pustostanu. Zwykle dzięki współpracy ze specjalistami pomagającymi przygotować mieszkanie do sprzedaży, można szybciej i lepiej wynająć mieszkanie.
.
Wyposażenie mieszkania na wynajem

Poza odpowiednim zadbaniem o stan techniczny mieszkania wielu właścicieli zastanawia się czy wynajmować mieszkania urządzone i umeblowane czy może bez wyposażenia. Na to pytanie nie ma jednoznacznej odpowiedzi, bo wiele zależy od tego, do kogo kierowana jest oferta najmu. Inaczej przygotowuje się mieszkanie dla studentów, a inaczej dla rodziny z dzieckiem. Wiele zależy również od rodzaju wynajmowanej nieruchomości. Najemcy kawalerek raczej oczekują pełnego umeblowania, podczas gdy najemcy dużych mieszkań czy domów mają często swoje meble, które chcą wnieść do wynajmowanego mieszkania. Niezależnie jednak od wyposażenia pokoi, w mieszkaniu na wynajem bez wątpienia należy wyposażyć kuchnię i łazienkę oraz zapewnić lampy. Decydując się na umeblowanie mieszkania należy pamiętać o tym, by znalazło się w nim miejsce do spania, jedzenia i wypoczynku. W przypadku wynajmu mieszkania dla studentów konieczne jest wyposażenie każdego pokoju w łóżko, biurko i szafę. W mieszkaniu dla rodziny meble te nie będą potrzebne w każdym pokoju, chyba że będzie to rodzina z dziećmi w wieku szkolnym. Kupując meble do wynajmowanego mieszkania warto postawić na uniwersalne rozwiązania i wybierać meble solidne i trwałe, ale raczej nie z najwyższej półki cenowej. Swoje gusty i preferencje należy odłożyć na bok i pamiętać, że mieszkanie ma się podobać jak największej liczbie osób, więc nie warto inwestować w meble designerskie czy antyczne. Warto też pamiętać, że drogie meble będące wyposażeniem mieszkania nie podniosą jego atrakcyjności dla najemcy, który w większości przypadków wcale nie będzie skłonny zapłacić wyższego czynszu tylko dlatego, że lokal jest wyposażony w produkty z wysokiej półki. Podobnie sytuacja wygląda w przypadku sprzętu AGD. Absolutne minimum stanowią wyposażenie kuchni w lodówkę z zamrażarką i kuchenkę (elektryczną lub gazową). Coraz częściej standardem są zmywarki, choć w małych mieszkaniach nie zawsze jest na nie miejsce. Niekiedy właściciel wyposaża również mieszkanie w mikrofalówkę i czajnik bezprzewodowy. W większości mieszkań elementem wyposażenia jest również pralka. Przed zakupem mebli i wyposażenia mieszkania warto porozmawiać z pośrednikiem nieruchomości działającym na danym terenie, który dużo lepiej niż właściciel zna potrzeby i oczekiwania potencjalnych najemców. Mając taką wiedzę można dobrze dobrać rodzaj wyposażenia do osób, które najczęściej szukają mieszkań na wynajem w danym rejonie. Pozwoli to uniknąć niepotrzebnych wydatków oraz problemów z magazynowaniem zakupionych mebli, gdy okaże się, że większość najemców w tym rejonie preferuje mieszkania tylko z wyposażeniem podstawowym.

Ubezpieczenie mieszkania na wynajem

Ważną kwestią związaną z wynajmem mieszkania jest jego ubezpieczenie. Bez wątpienia warto ubezpieczyć mieszkanie od zdarzeń losowych np. zalanie, pożar, ale również od kradzieży z włamaniem. Bez wątpienia ubezpieczenie takie powinno również zawierać ubezpieczenie OC, które działa np. w sytuacji, gdy w wynajmowanym mieszkaniu pęknie rura i zostaną zalane mieszkania sąsiadów. Dzięki takiemu ubezpieczeniu można spać spokojnie, że koszty powstałe w wyniku zdarzeń losowych czy kradzieży zostaną pokryte przez ubezpieczyciela. Odrębną sytuacją jest ubezpieczenie mienia najemców, którzy mogą w tym zakresie wykupić odrębną polisę. Dzięki temu oni również mają pewność, że będą mogli skorzystać z wypłaty odszkodowania za szkody powstałe w wyniku zdarzeń losowych lub kradzieży. Najemcy mogą również wykupić oddzielne ubezpieczenie OC. Dzięki niemu będą mogli ubezpieczyć się od przypadkowo wyrządzonych szkód w wynajmowanym mieszkaniu. OC najemcy jest korzystne dla obu stron umowy najmu. Najemca zyskuje pewność, że nawet w sytuacji nieumyślnego zniszczenia mienia np. przez dziecko czy pupila, ubezpieczenie pokryje koszt koniecznych napraw. Wynajmujący zaś wie, że koszty napraw zostaną pokryte. Koszt wykupienia OC najemcy nie jest wysoki, zwykle wynosi kilkadziesiąt złotych na rok, więc jego wykupienie nie wiąże się z dużym obciążeniem dla najemcy w porównaniu z poziomem ochrony, który mu zapewnia.

Przekazanie mieszkania najemcy

Po podpisaniu umowy najmu ważnym elementem formalności związanych z wynajmem mieszkania jest przekazanie mieszkania najemcy. Odbywa się to w ustalonym przez strony terminie, a potwierdzeniem wykonania tej czynności jest podpisanie protokołu zdawczo-odbiorczego. To dokument, na którym należy wymienić strony umowy oraz przedmiot przekazania. Bardzo ważne jest, by dokładnie opisać stan mieszkania oraz jego wyposażenia. Dzięki temu będzie można wykazać, że ewentualne szkody powstały w trakcie najmu. Należy zatem dokładnie opisać wszystkie meble znajdujące się na wyposażeniu, sprzęt AGD oraz stan lokalu. Dodatkowym materiałem dokumentującym mogą być zdjęcia, które będą wykonywane podczas przekazywania lokalu. W protokole powinny się również znaleźć stany liczników, od których będzie liczone zużycie mediów przez najemcę. Zwykle dopisuje się również informację o liczbie i rodzajach przekazanych kluczy. Protokół zdawczo-odbiorczy musi być sporządzony w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach (po jednym dla wynajmującego i najemcy) i podpisany przez obie strony. Podobny protokół sporządza się po zakończeniu okresu najmu. Wówczas również dokładnie opisuje się stan techniczny lokalu i wyposażenia, a zmiany wykraczające poza normalne zużycie mogą być podstawą do potrącenia z kaucji.

Wynajem mieszkania – podatek

Pytanie o to, jak rozliczyć wynajem mieszkania pojawia się w rozmowach z właścicielami mieszkań na wynajem bardzo często. Możliwości jest kilka, a podstawową kwestią jest to, czy najem jest rozliczany jako najem prywatny czy może jest to najem prowadzony w ramach działalności gospodarczej. Jak rozliczyć wynajem mieszkania – osoba fizyczna Jeśli mieszkanie jest wynajmowane przez osobę fizyczną, która nie robi tego w formie działalności gospodarczej, to do wyboru ma dwie formy opodatkowania. Może rozliczać się z fiskusem ryczałtem lub na zasadach ogólnych. W przypadku rozliczenia ryczałtem obowiązują ją dwie stawki: 8,5% (jeżeli kwota przychodu z najmu nie przekracza 100 000 zł) i 12,5% (jeśli przychód z najmu przekracza 100 000 zł). Jest to kwota płacona od przychodu, a nie od dochodu, co oznacza, że właściciel mieszkania nie może rozliczyć kosztów związanych z wynajmem np. kosztów remontu czy amortyzacji. Przy rozliczeniach na zasadach ogólnych obowiązują dwa progi podatkowe 17% od dochodu do kwoty 85 528 zł i 32% od nadwyżki. Mamy do czynienia z podatkiem od dochodu, co oznacza, że kwotę przychodu z najmu można pomniejszyć o koszty związane z wynajmem, czyli np. koszty remontu, wyposażenia, amortyzacji oraz odsetki od kredytu, jeśli mieszkanie było kupione na kredyt.

Jak rozliczyć wynajem mieszkania – działalność gospodarcza

Jeśli wynajem mieszkań odbywa się w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, to podatnik również ma do wyboru 2 sposoby rozliczeń z fiskusem. Może wybrać rozliczanie na zasadach ogólnych, czyli obowiązują go wspomniane wyżej stawki 17% i 32%, lub podatek liniowy. W obu przypadkach są one płacone od dochodu, czyli przychód z najmu można pomniejszyć o koszty związane z wynajmem. Wybierając sposób opodatkowania należy pamiętać, że wybrany sposób będzie dotyczył wszystkich przychodów z działalności gospodarczej, a nie tylko części dotyczącej najmu. Warto w tym miejscu wspomnieć, że nie ma wymogu prowadzenia działalności gospodarczej, jeśli chcemy wynajmować mieszkanie. Jeśli jest to 1 czy 2 mieszkania, to wynajem prywatny nie powinien budzić zastrzeżeń, jeśli jednak na wynajem przeznaczonych jest więcej mieszkań, to działalność związana z wynajmem może nosić znamiona działalności gospodarczej czyli jest to `zarobkowa działalność , wykonywana w sposób zorganizowany i ciągły`. Oznacza to, że w takich sytuacjach lepszym rozwiązaniem będzie jednak założenie działalności gospodarczej do rozliczania przychodów związanych z najmem.

Jak wybrać sposób rozliczania najmu?

Powyższe możliwości wyboru sposobu rozliczeń pozwalają dopasować wybór metody opodatkowania do danej sytuacji. Nie da się jednoznacznie stwierdzić, który sposób jest najkorzystniejszy, gdyż zależy to od konkretnego przypadku. Osoby prywatne często wybierają ryczałt ze względu na prostotę i brak dodatkowych obowiązków, czyli np. dokumentowania poniesionych kosztów. Wybór rozliczania na zasadach ogólnych lub w ramach prowadzonej działalności gospodarczej wiąże się co prawda z koniecznością dokumentowania kosztów (przy działalności prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów), ale może się okazać, że jest zdecydowanie bardziej opłacalny. Jednym słowem wybór formy opodatkowania najmu powinien być poprzedzony obliczeniami dla konkretnego przypadku, które będą podstawą do podjęcia decyzji. Będzie ją jednak można w przyszłości zmienić, bo przepisy przewidują, że raz w roku, do 20 stycznia można zmienić formę opodatkowania.

Zgłoszenie wynajmu mieszkania do urzędu skarbowego

Po wyborze formy opodatkowania właściciel zobowiązany jest do odprowadzania zaliczek na podatek dochodowy. Urząd Skarbowy nie wymaga dodatkowego dokumentu zgłoszeniowego o wynajmie mieszkania ani o wyborze formy opodatkowania. Potwierdzeniem istnienia takiego zobowiązania jest lecz wystarczy wpłata pierwszej zaliczki na podatek od najmu. W przypadku ryczałtu będzie to 20. dzień miesiąca następującego po miesiącu, w którym wystąpił pierwszy przychód. Jeśli najem zaczyna się w czerwcu będzie to zatem 20. lipca, a jeśli najem zaczyna się w lutym, to będzie to 20. marca. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy pierwszy przychód za najem nastąpił w grudniu – wówczas mamy czas na zapłacenie zryczałtowanego podatku od najmu do końca lutego. Jeśli decydujemy się na rozliczenie podatku na zasadach ogólnych, obowiązek odprowadzania zaliczek na podatek powstaje w momencie, gdy roczny dochód przekracza 3089 zł. Jeśli jednak najem jest jedynym dochodem podatnika i w ciągu roku nie przekroczy on kwoty wolnej od podatku, czyli 8 000zł, to podatek od najmu będzie równy zero. Oznacza to, że nie trzeba odprowadzać zaliczek na podatek dochodowy, ale zerowy podatek nie zwalnia z obowiązku składania rocznego zeznania podatkowego.

Czy wynajmujący może wystawić rachunek/fakturę?

Niektórzy najemcy mają możliwość otrzymania dofinansowania części kosztów wynajmu mieszkania przez pracodawcę, w związku z czym potrzebny jest im rachunek lub faktura za wynajem. Jeśli właściciel jest osobą prowadzącą gospodarczą, to wystawia fakturę. Niezależnie od tego, czy jest on podatnikiem VAT czy też nie, nie musi doliczać VA-u do stawki czynszu, gdyż wynajem nieruchomości na cele mieszkalne jest zwolniony z VAT. W sytuacji, gdy mamy do czynienia z wynajmem na cele użytkowe, to obowiązuje stawka 23% VAT, a przy wynajmie krótkoterminowym – 8%. W sytuacji, gdy wynajmującym jest osobą fizyczną, to nie ma ona możliwości wystawienia faktury, natomiast może wystawić rachunek, jeśli najemca sobie tego zażyczy. Rachunek musi zawierać dane obu stron transakcji oraz przedmiot i sumę należności.

Zarządzanie najmem

Patrząc na wszystko, co zostało napisane powyżej, wiele osób może stwierdzić, że wynajem mieszkań to zadanie niełatwe, które wymaga wiedzy z wielu dziedzin i stałego doglądania wynajętego mieszkania. Na rynku są jednak firmy, które zajmują się profesjonalnie zarządzaniem najmem i można skorzystać z ich usług. Firmom tym można powierzyć zarządzanie wynajmem mieszkania począwszy od przygotowania mieszkania na wynajem, znalezienie najemcy, podpisanie umowy najmu aż do bieżącej obsługi najmu włącznie z naprawami pojawiającymi się w jego trakcie. Koszt takiej usługi uzależniony jest od zakresu powierzonych czynności, ale często korzystają z niego osoby zabiegane, którym brak czasu na dodatkowe obowiązki związane z obsługą najmu. Rozważając możliwość skorzystania z firm zajmujących się zarządzaniem najmem warto wziąć pod uwagę nie tylko nominalny koszt, który się z tym wiąże, ale również koszt czasu poświęconego na dojazdy do wynajmowanej nieruchomości. Dodatkową zaletą zatrudnienia firmy do obsługi najmu jest pewność, że firma ta ma aktualną wiedzę na temat przepisów związanych z najmem. Jest to dość istotne dla osób, które nie chcą lub nie mają czasu śledzić na bieżąco zmian w przepisach. Ma również kontakt do specjalistów z różnych dziedzin, którzy mogą szybko usunąć usterki pojawiające się w wynajmowanym mieszkaniu.

Zakończenie najmu

Po upływie okresu najmu lub upływie okresu wypowiedzenia dochodzi do zakończenia trwania najmu, z którym po raz kolejny wiążą się pewne formalności. Pierwszą z nich jest przekazanie lokalu właścicielowi, co następuje na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego. W protokole tym, podobnie jak w protokole podpisywanym na początku trwania najmu, należy dokładnie opisać stan mieszkania oraz stan liczników za media. Opisany stan mieszkania będzie podstawą do rozliczenia kaucji, która powinna być oddana najemcy w całości, jeśli zmiany w stanie mieszkania nie oznaczają zmian ponad tzw. normalne zużycie. Co to znaczy? To znaczy, że pogorszenie stanu mieszkania wynika wyłącznie z normalnego użytkowania i upływu czasu, a nie działania wykraczającego poza te sytuacje. Za normalne zużycie może być zatem uznany kurz na ścianach nad grzejnikami, ale już dziecięce malowidła na ścianach czy uszkodzenia tynku mogą być uznane za szkody wykraczające poza normalne zużycie. Zdarzają się sytuacje, w których najemcy wykonują w lokalu niewielki remont lub ulepszenia, które powodują wzrost wartości mieszkania lub jego przydatności. W takiej sytuacji właściciel może zatrzymać ulepszenie zwracając nakłady poniesione przez najemców lub poprosić najemców o przywrócenie mieszkania do stanu pierwotnego. Żądanie o zwrot nakładów może nastąpić dopiero po zakończeniu stosunku najmu, chyba że w umowie najmu zostały zawarte inne postanowienia np. zwolnienie z czynszu przez pewien okres w zamian za wykonanie remontu mieszkania. Warto tutaj dodać, że dla bezpieczeństwa wysokości rozliczeń pomiędzy stronami, dobrze jest w umowie najmu zawrzeć zapis mówiący o tym, że wszelkie zmiany w mieszkaniu mogą być dokonywane jedynie za zgodą wynajmującego. Dzięki temu wynajmujący wie, jakie zmiany planują wykonać najemcy i z jakimi kosztami się to wiąże. Jeśli najemcy ponieśliby jakieś nakłady zwiększające wartość lub funkcjonalność mieszkania, a wcześniej nie zapytaliby właściciela o zgodę, to nakłady te nie podlegają rozliczeniu i najemcy nie mogą żądać ich zwrotu.

Jak wynająć mieszkanie bez umowy – czy to dobry pomysł?

Zdarzają się sytuacje, w których jedna ze stron nie chce podpisać umowy najmu. Zwykle wynika to z chęci uniknięcia konieczności płacenia podatku. Nie znaczy to jednak, że najemca i wynajmujący nie mają w takich sytuacjach żadnych praw, gdyż umowa najmu może zostać zawarta również w formie ustnej. Potwierdzeniem jej istnienia jest wówczas potwierdzenie wpłat za wynajem (na rachunek bankowy lub gotówką za pokwitowaniem) oraz zamieszkanie w nieruchomości przez najemcę. Oznacza to, że właściciel w takiej sytuacji ma obowiązek odprowadzania podatku od najmu, a uchylanie się od niego jest przestępstwem karno-skarbowym. Brak pisemnej umowy najmu pomiędzy stronami powoduje stan, że do regulowania wzajemnych praw i obowiązków stosuje się przepisy kodeksu cywilnego oraz ustawy o ochronie praw lokatorów. Jest to często niekorzystne dla obu stron najmu, a dochodzenie praw związanych z łamaniem przepisów przez jedną ze stron wymaga postępowania przed sądem. Jest to zatem droga długotrwała, uciążliwa i zwykle dużo bardziej kosztowna niż wysokość podatku od najmu, który należy zapłacić.